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食品生产企业如何开展供应商审核(2/2)

发布时间: 2018-10-16 17:10:24

  8

  审核流程和重点

  质量管理体系(包括食品安全管理体系)所管理的活动,可以通过一个已经生产出来的产品进行追溯(如下图)。

追溯流程图.jpeg

  在仓库中刚刚生产1周左右的产品,可能还没有到消费者手中,或者即使到了消费者手中,还没有发生(或没有得到) 投诉报告。

  因此对 投诉管理的验证,需要用 更早批次的产品进行。

  1)

  A组审核员的审核流程与重点

  A组审核员在现场参观时,已经用相机拍摄了追溯产品的“品名、规格、生产批号”等信息(在包装箱外侧就有这些信息)。

  回到办公室,向供应商提出要求,提供与这个产品相关的信息。

  建议A组审核员将 与这个批次产品相关的所有信息按照生产流程顺序,让客户放置在桌子上。

过程记录.jpeg

  2)

  B组审核员的审核流程与重点

  A组审核员在对信息的完整性进行确认时,B组审核员要求客户提供与产品记录或报告相关的管理依据。

  逻辑是:找产品 -> 找记录 -> 找依据 -> 找疏漏 -> 找问题 -> 找风险

  相对来讲对B组审核员能力的要求要高一些,他(她)还要对几个非常重要的报告进行确认和验证:

  (1)

  管理评审报告

  如果在ISO9001(2000版)中,选出哪个条款最重要的话,那我就选 “管理评审”。

  先看一看参加管理评审的都是哪些人?最高管理者、各个部门的一把手。

  再看一看都讨论哪些问题?方针、目标、未来方向。

  最后想一想管理评审输出是什么?分责任、分任务、分钱。

  凡是与分钱相关的事,就是企业最大的事。有人可能说不对,分责任、分任务、定目标应该是最大的事。但这些事的前提是,巧妇难为无米之炊,没钱干个屁事。

  所以当我们看管理评审报告时,先看看总经理是否出席,然后看各位部门总监都说了些什么问题,最后就是 行动计划是否有预算。

  有些企业看我们打的分非常低,有些不服气,我告诉他(她): 凡是将管理评审作为认证活动而非经营活动的企业,它所运行的管理体系本身就会给经营带来巨大风险。

  就如同一个国家的人大会议,成为一出闹剧时,这个国家一定处于极大的风险之中。

  因此,几页纸的管理评审报告,已经代表了这家企业的质量、食品安全管理体系的策划、运行、检查、改进的水平了。

  卓越同舟建议看管理评审报告不要只看当年的,一定要看过去三年的报告。做纵向比较,看这家供应商管理体系的发展历程和转折。

  (2)

  内审报告

  内审报告是管理评审报告的部分输入。

  但目前许多企业内审流于形式,审核员仍然处在“手中有剑,心中无剑”的水平。为管理层提供的报告,只是纠缠于某一个操作行为,而非对系统进行风险评估,这显然是管理层不感兴趣的问题。

  如何改变这样的局面?

  可以在组织设计中进行策划,让各个部门的总监成为内审员。每次审核的时候,由总监担任各个审核组的组长。

  在审核中试图抛开检查表,到一个业务部门可以从这几个问题问起。

  •   为什么需要这个部门?

  •   为什么需要这个岗位?

  •   这个部门的主要业务流程是什么?

  •   这个部门或岗位的主要责任是什么?

  •   影响到你部门工作效率的原因是什么?

  •   你与其他部门发生的主要冲突是什么?

  •   你如何解决冲突并开始有实施计划?

  当你将这些问题告诉总经理时,我猜想他会乐疯了。因为这是他的痛点,是他天天睡不着觉的问题,如果你帮他想到了发现问题和解决问题的方法,你还愁他不给你提职、涨工资吗?

  (3)

  其他重要的管理程序

  •   HACCP计划

  •   PRP目录

  •   虫害管理程序

  •   放行管理程序

  •   不合格管理程序

  •   纠正预防管理程序

  •   投诉管理程序

  •   追溯管理程序

  •   召回管理程序

  •   危机管理程序

  •   实验室管理程序

  •   员工培训管理程序

  B组审核员在看以上(不仅仅限于以上)管理程序时,需要提醒C组的审核员, 协助在现场提供证据。

  (4)

  C组审核员的审核流程与重点

  在现场执行审核的C组审核员,主要是观察现场的操作行为。

  因为无论你文件写的好坏,最重要的是现场表现如何。现场执行审核的人,只要记住五个字,就基本上不会抓瞎。

  •   人:是否经过充分的培训才执行生产任务

  •   机:设备维修保养能否达到保证生产的目的

  •   料:原料(产品)的管理状态

  •   法:方法是否能够保证一线人员理解管理要求,并得到有效执行

  •   环:设施和周围环境是否适于食品生产对卫生的要求

  三组审核员需要在 末次会议之前,进行讨论。

  针对操作性问题,找流程本身的问题。 如果解决了责任和方法,但仍然解决不了问题的重复发生,那可能就是制度问题了。而制度问题往往与机制设计相关,到这个层次基本上就能够判断企业的系统风险管理水平了。

  可以用《马氏问题分析层次图》,清晰表达了由表及里的分析问题的方法论。

马氏问题分析层次图.jpeg

  三组讨论后,就需要向被审核方报告审核发现和审核报告了。


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